Budowanie pozytywnych doświadczeń kandydatów na wymagającym rynku IT. Dobre praktyki firmy Codete

Badania prowadzone nad candidate experience nie pozostawiają złudzeń – wrażenia z procesu rekrutacyjnego wpływają nie tylko na wizerunek pracodawcy, ale także na jego biznes. Według raportu „Candidate experience w Polsce 2019”, przeprowadzonego przez eRecruiter i Great Digital, jeden na pięciu specjalistów, którzy wynieśli negatywne wrażenia z procesu rekrutacji, nie kupi produktu lub usługi danej firmy. Z kolei zadowoleni kandydaci chętnie aplikują ponownie na nowe role czy rekomendują znajomych, a to z punktu widzenia przyszłych procesów sprawia, że budowanie dobrego candidate experience staje się inwestycją z wysoką stopą zwrotu. 
W Codete prowadzimy procesy rekrutacyjne na zaawansowane stanowiska IT (programiści, testerzy oprogramowania, administratorzy systemów, analitycy biznesowi, inni). Poza kilkuosobowym zespołem rekrutacyjnym, w spotkania z kandydatami zaangażowani są nasi inżynierowie oraz project managerowie, przez co mamy dużą świadomość znaczenia CX w naszej organizacji. Od 2010 roku tworzymy dedykowane zespoły specjalistów IT dla klientów z USA i regionu DACH, Izraela czy Skandynawii. Współpracujemy z globalnymi markami oraz startupami z branż fintech, healthtech, e-commerce itd.
W firmie zatrudniamy ponad 150 osób, głównie specjalistów z wieloletnim doświadczeniem. Ta grupa kandydatów ma jasno sprecyzowane oczekiwania względem firmy, projektu i rekrutacji, w której uczestniczy. Ceni sobie profesjonalne i sprawne przeprowadzenie procesu, konkretne informacje oraz partnerskie relacje. To są kluczowe elementy, z których budujemy CX w Codete. Działania, które podejmujemy, prawdopodobnie nie są czymś nowym i istnieją już w wielu firmach. Mogą także wydawać się proste i oczywiste. I dobrze, bo takie właśnie jest CX.

Konkrety, konkrety, dużo konkretów

Ogłoszenie o pracę zamieszczone na portalach rekrutacyjnych lub na firmowej stronie „Kariera” jest często jednym z pierwszych punktów styku kandydata z marką pracodawcy, budującym candidate experience jeszcze, zanim kandydat wejdzie w proces rekrutacyjny. W Codete zależy nam, aby już podczas tej początkowej interakcji przekonać kandydatów, aby przesłali nam swoje CV. Stąd staramy się, jak najszybciej rozwiać ich potencjalne wątpliwości dotyczące oferty dużą porcją konkretnych informacji.
Specjaliści IT, czytając nasze ogłoszenia o pracę, znajdują szeroko rozpisane zadania (często z procentowym podziałem, ile czasu kandydat będzie poświęcał na rozwój nowego oprogramowania, a ile na jego utrzymanie bądź kontakt z klientem biznesowym). Kolejnym punktem są wymagania (z podziałem na „must have” i „nice to have”), z których kandydat dowie się, czego i na jakim poziomie od niego oczekujemy (wiedza, umiejętności, znajomość konkretnych narzędzi itp.). Jest też szeroko przedstawiony katalog firmowych benefitów.
W Codete proces rekrutacyjny zazwyczaj jest związany z konkretnym projektem, stąd kluczowy jest dokładny opis projektu. Poza branżą i celem biznesowym kandydaci dostają informacje o stosie technologicznym (czyli jakie języki programowania, narzędzia itp. będą wykorzystywane w danym projekcie), z ilu osób będzie składać się zespół, do którego dołączą, oraz w jakiej metodyce będą pracować (Scrum, Kanban, inne). 
Ważnym elementem ogłoszeń, popularnym w IT i coraz częściej pojawiającym się również w innych branżach, są widełki płacowe. W ogłoszeniach Codete kandydaci mogą zapoznać się z proponowanymi stawkami w oparciu o różne formy współpracy (Umowa o pracę, B2B). Według raportu Candidate experience w Polsce 2019, 70% kandydatów oczekuje takiej informacji w ogłoszeniach o pracę. 
Kolejnym momentem, w którym dochodzi do interakcji kandydata z firmą, jeszcze przed etapem jego wejścia w proces rekrutacyjny, może być pierwszy kontakt z rekruterem, np. na portalach branżowych typu LinkedIn. Rekruterzy podczas sourcingu (aktywnego wyszukiwania kandydatów pasywnych) kontaktują się z potencjalnymi kandydatami, przedstawiając dopasowaną do ich umiejętności ofertę pracy. W Codete do tej kwestii podchodzimy jakościowo, nie ilościowo. Wierzymy, że lepiej skontaktować się z mniejszą liczbą kandydatów, podchodząc do każdego indywidualnie, niż wysyłać masowe, szablonowe wiadomości do setek osób. Jak więc wyglądają nasze (in)maile?
Staramy się, aby każda wiadomość była spersonalizowana. Personalizacja to dla nas coś więcej niż dodanie imienia kandydata na początku wysyłanego maila. Jeśli mamy taką możliwość, przed napisaniem wiadomości przeglądamy Githuba kandydata, jego blogi, artykuły lub inne dodatkowe informacje, udostępnione na profilu. W ten sposób łatwiej nam przygotować wiadomość, która może go zaciekawić i pokazać mu, że my jako rekruterzy jesteśmy przygotowani do swojej pracy i wiemy, z kim oraz dlaczego się kontaktujemy. Czasem jest to trudne, bo niektórzy kandydaci nie rozpisują się na swoich profilach, natomiast nawet informacja na temat lat doświadczenia we wstępie maila może pokazać zainteresowanie z naszej strony. To zdecydowanie dobry sposób, aby wyróżnić się na tle innych rekruterów, ponieważ taka personalizacja jest pierwszym krokiem do budowania zaangażowania kandydata, które jest istotne w kontekście dalszego procesu rekrutacyjnego. 
W swojej komunikacji z kandydatami opieramy się na profesjonalnym, ale jednocześnie przyjaznym i bezpośrednim kontakcie. Mam świadomość, że w niektórych branżach zwracanie się do siebie po imieniu może nie być akceptowalne, natomiast dla nas jest to spójny z naszą kulturą organizacyjną sposób komunikacji. Ważny w tej sytuacji jest odbiór takich komunikatów przez kandydatów, a ten jest jak najbardziej pozytywny. 
Zauważyliśmy też, że piszemy zdecydowanie rozbudowane wiadomości, w których kandydaci już na początku dostają takie informacje, jak: opis roli, projektu, zespołu, firmy oraz widełki. Dzięki temu są w stanie szybko dokonać wstępnej analizy, czy oferta jest dla nich atrakcyjna.

Dobra komunikacja kluczem do budowania relacji z kandydatem

Wejście kandydata w proces rekrutacyjny oznacza dla nas stałą, częstą i dopasowaną do jego potrzeb komunikację. Badania nad candidate experience pokazują, że część kandydatów chce mieć możliwość bezpośredniego kontaktu z rekruterem. Kandydaci nasze dane kontaktowe (mail, nr telefonu) mogą znaleźć na LinkedInie, na profilu firmy na Facebooku czy nawet przy ogłoszeniach na portalach rekrutacyjnych. Stąd w Codete kontakt z rekruterem może się rozpocząć jeszcze przed wysłaniem do nas aplikacji. Jesteśmy otwarci na pytania i chętnie udzielamy dodatkowych informacji. 
Każdy kandydat jest inny, ma konkretne oczekiwania, więc im dalej wchodzi w rekrutację, a my lepiej go poznajemy, tym bardziej staramy się dobrać do niego odpowiedni kanał komunikacji. Ze względu na dużą liczbę prowadzonych projektów rekrutacyjnych i kandydatów wstępny kontakt jest zazwyczaj prowadzony mailowo (np. podziękowania za przesłanie CV). Natomiast im bardziej zaawansowany jest proces, tym bardziej ta komunikacja intensyfikuje się, a my dopasowujemy się do konkretnego kandydata. Są osoby, które preferują pisać maile. Inne wolą porozmawiać z rekruterem telefonicznie i od razu dopytać o rzeczy, które są dla nich ważne. W niektórych sytuacjach, gdy kandydaci nie mogą prowadzić rozmowy, zdarza nam się też wysyłać SMS-y. Elastyczność rekrutera widoczna jest też w porach kontaktu z kandydatem. Tu bierzemy pod uwagę preferencje godzinowe kandydatów. Wymaga to z naszej strony dodatkowego dopasowania się, ale im bardziej my się angażujemy, tym bardziej angażują się kandydaci, nie pozostając nam dłużni. To sprzężenie zwrotne.
Poza kanałem komunikacji istotny jest też jej styl. Dla nas przede wszystkim ważne jest budowanie relacji z kandydatami, partnerskie podejście oraz dotrzymywanie danego słowa. Jeśli obiecujemy kandydatowi kontakt w przeciągu kilku dni, staramy się pilnować terminu. Czasem zdarza się, że w przeciągu tego czasu np. nie otrzymamy potrzebnych informacji, które chcemy przekazać kandydatowi, ale bardzo ważny jest powrót do niego z kontaktem, żeby nie poczuł się zapomniany. Jest to oznaką szacunku i partnerskich relacji. 

Przyjazna atmosfera i słuchanie opinii kandydata

Proces rekrutacyjny w Codete jest dwuetapowy. Pierwsze spotkanie odbywa się po stronie Codete (w biurze lub zdalnie) i składa się z dwóch części: HR-owej i technicznej. Oceniamy umiejętności techniczne kandydata, kompetencje miękkie, poznajemy jego doświadczenie, motywację, osobowość, przedstawiamy mu firmę oraz odpowiadamy na jego pytania. 
Ze swojej strony staramy się wykorzystać czas z kandydatem jak najefektywniej, stąd ważne jest skrupulatne przygotowanie rekruterów do rozmowy oraz dobranie odpowiednich pytań. Unikamy pytań, które nic nie wnoszą do rozmowy i nie pozwalają na lepsze poznania kandydata. Staramy się też, aby proces rekrutacyjny był jak najbardziej informatywny oraz transparentny. Otwarcie mówimy kandydatom czy w danym projekcie możliwa jest praca zdalna i w jakim wymiarze, jaka jest realna ścieżka awansu i czy praca wymaga częstego zostawania po godzinach. 
Jeśli po pierwszym etapie kandydat otrzyma pozytywny feedback, zapraszamy go na kolejne spotkanie, którym jest rozmowa z product ownerem konkretnego projektu, po stronie naszego partnera biznesowego, do którego prowadzimy aktualnie rekrutację. Ma ona charakter techniczny, czyli pojawiają się na niej pytania pogłębiające obszary związane z programowaniem, ale jest to też okazja dla kandydata, żeby poznać osoby, z którymi będzie bezpośrednio pracować. W Codete specjaliści IT mają codzienny kontakt z partnerami biznesowymi, stąd już na etapie rekrutacji stwarzamy możliwość poznania osób, z którymi później ściśle się współpracuje. 
Bardzo ważnym dla nas elementem procesu rekrutacyjnego, a tym samym budowania solidnego candidate experience, jest badanie opinii kandydatów. Wprowadziliśmy  ankietę, która jest wysyłana do wszystkich osób, które wzięły udział w rozmowach kwalifikacyjnych. Ankieta zawiera kilka pytań i jest anonimowa. Naszym celem jest zebranie feedbacku od kandydatów na temat jakości naszych spotkań. To dla nas źródło inspiracji do dalszej pracy nad candidate experience w naszej firmie. Regularnie sprawdzamy w opinie kandydatów i patrzymy, na co zwracają uwagę. Dzięki temu wiemy, nad czym możemy jeszcze popracować i co usprawnić. Wszystkie sugestie kandydatów analizujemy i jeśli mają odpowiednie uzasad...